Documentos mercantiles

En la actividad cotidiana de una empresa existen movimientos de compra y venta, movimientos de almacén (logística), pagos, cobros, devoluciones, etc., todos ellos deberán ser registrados mediante documentos, no sólo porque en la mayoría de los casos y países es obligatorio, ya que sirven como justificantes ante situaciones de quejas, demandas o pago de impuestos, sino que son la base para la elaboración de la contabilidad de la empresa, el cálculo de la cuenta de resultados, la elaboración de presupuestos, etc. En los siguientes apartados ofreceremos una visión general de cada uno de estos documentos.

Pedido

Considerado como un documento de compra-venta permite a la empresa solicitar un determinado pedido de mercancías a la empresa compradora, de esta forma, la empresa solicitante reflejará la demanda de mercancía a la empresa suministradora (proveedor).

En el pedido se consignan datos necesarios como: la identificación del comprador, el número del pedido, la fecha, la dirección de entrega, el tipo de mercaderías y las cantidades, los precios unitarios, el total del importe, las condiciones de compra, entrega, transporte, embalaje, seguros, etc.

NOTA:Los datos del pedido sirven para la elaboración de albaranes y facturas.

Albarán

El albarán o también denominado nota de entrega, es un documento que permite comprobar, por una parte la salida de las mercaderías por parte del proveedor hacia el cliente, es decir, permite a los responsables del almacén (logística) comprobar si la mercadería que sale del almacén con destino al cliente es la que realmente se refleja en el albarán y, que por otro lado, ha sido elaborado con los datos procedentes del pedido; pero además, también sirve como justificante de entrega de la mercadería en el destino. En el caso de que la mercadería recibida no se ajustase a lo que indica el albarán que porta, podrá devolverse la misma al proveedor, no dando conformidad al albarán (rectificación de albaranes).

Un albarán deberá mostrar los datos identificativos del cliente, del proveedor, del lugar de entrega, del pedido que lo relaciona, de las condiciones de entrega y de las mercaderías.

Factura

Documento de carácter legal en el que se acredita la realización de una determinada operación de compra-venta, por ello, la factura servirá de justificante ante cualquier reclamación por la adquisición de bienes o servicios.

NOTA:La factura es un documento con capacidad Legal, es decir, tiene valor probatorio en caso de reclamación o demanda judicial; no obstante, para que una factura tenga dicha capacidad, será necesario que contenga los datos necesarios y establecidos en el Código de Comercio de cada país. Por este motivo, es recordable consultar la normativa vigente sobre facturas en el país donde nos encontremos o donde se expidan las facturas como consecuencia de operaciones comerciales realizadas.

La factura se suele cumplimentar con los datos del albarán y en muchos casos con los del pedido, en dicho documento deberán venir correctamente reflejados una serie de campos, normalmente fijados por la normativa legal de cada país de origen.

Como datos generales, una factura llevará un número de identificación. En países como España, además de número identificativo, podrá llevar la serie A o B que la identifica. La numeración de las facturas dentro de cada serie deberá ser correlativas, no pudiendo existir espacios.

Además del número de factura, está deberá llevar los datos identificativos; nombre o razón social, dirección, código de identificación fiscal (CIF) de la empresa que expide la empresa, así como los datos identificativos del receptor de la misma.

La factura deberá contener el detalle de la operación comercial: cantidades, descripción de los artículos, precio unitarios, totales, descuentos, impuestos, gravámenes, transportes, seguros, embalajes, etc.

NOTA:Las empresas están obligadas a guardar las facturas, tanto emitidas como recibidas por un cierto período de tiempo que estipula la ley en cada país donde la empresa se encuentra implementada, así por ejemplo, en España es obligatorio la conservación de las facturas por un plazo de 5 años a partir de la fecha de expedición de la misma.

Con la llegada de las TICs (Tecnologías de la Información y Comunicaciones) cada vez más se realizan las gestiones de compra-venta de forma telemática (a través de Internet), es por ello que, muchas empresas deciden cambiar las facturas físicas por la e-factur@ o factura electrónica con el consiguiente ahorro de tinta, papel, sobres, envíos, gestión de archivos, etc. Para poder trabajar con la e-factur@ se deberán emplear unos formatos específicos: EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, disponer de conexión a Internet y usar, previa solicitud, la firma electrónica.

CLASES DE PEDIDOS

PRESUPUESTO:

Se llama presupuesto al cálculo y negociación anticipada de los ingresos y gastos de una actividad económica, sea personal, familiar, empresarial o pública. Contiene los gastos e ingresos correspondientes a un período, por lo general anual. Es un plan de acción dirigido a cumplir un objetivo previsto, expresado en términos financieros, que debe cumplirse en determinado tiempo y en ciertas condiciones. Este concepto se aplica a todos y cada uno de los centros de responsabilidad de la organización.¹ El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por el plazo de un año.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, autoridades, entidades privadas o familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).

En el ámbito del comercio, un presupuesto es también un documento o informe que detalla el coste que tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a él y no puede cambiarlo si el cliente acepta el servicio. sistema total de administración empresarial.

CONFIRMING:

El confirming o cesión de pagos a proveedores es un tipo de servicio financiero consistente en gestionar los pagos de una empresa a sus proveedores nacionales, y que incluye para el acreedor la posibilidad de cobrar los pagos con anterioridad a su fecha de vencimiento. El confirming es un servicio de gestión de pagos y no de deudas.

LEASING:

El arrendamiento financiero, alquiler con derecho de compra, leasing financiero, arrendamiento por renting o leasing operativo es un contrato mediante el cual, el arrendador traspasa el derecho a usar un bien a un arrendatario, a cambio del pago de rentas de arrendamiento durante un plazo determinado, al término del cual el arrendatario tiene la opción de comprar el bien arrendado pagando un precio determinado, devolverlo o renovar el contrato.

En efecto, vencido el término del contrato, el arrendatario tiene la facultad de adquirir el bien a un precio determinado, que se denomina «residual», pues su cálculo viene dado por la diferencia entre el precio originario pagado por el arrendador (más los intereses y gastos) y las cantidades abonadas por el arrendatario al arrendador. Si el arrendatario no ejerce la opción de adquirir el bien, deberá devolverlo al arrendador, salvo que el contrato se prorrogue.

FACTORING:

En finanzas, el factoraje (o factoring) consiste en la adquisición de créditos provenientes de ventas de bienes muebles acerca de una empresa inmobiliaria, de prestación de servicios o de realización de obras, otorgando anticipos sobre sus créditos, asumiendo o no sus riesgos.¹ Por medio del contrato de factoraje un comerciante o fabricante cede una factura u otro documento de crédito a una empresa de factoraje a cambio de un anticipo financiero total o parcial. La empresa de factoraje deduce del importe del crédito comprado, la comisión, el interés y otros gastos.

Las empresas de factoraje suelen ser bancos, cajas de ahorro u otras compañías especializadas. Además del anticipo financiero, la compañía de factoraje puede:

• Asumir el riesgo crediticio
• Asumir el riesgo de cambio, si la factura es en moneda extranjera
• Realizar la gestión de cobranza
• Realizar el cobro efectivo del crédito y asesorar a su propia compañía aseguradora
• Asesorar al cliente sobre la salud financiera de los deudores

El factoraje suele ser utilizado por las PYMEs para satisfacer sus necesidades de capitales circulantes, especialmente en los países en los que el acceso a préstamos bancarios es limitado. El factoraje es útil a las PYMEs que venden a grandes empresas con elevados niveles de solvencia crediticia.

RENTING: