La nómina o recibo de salarios es el documento que sirve para justificar el pago de las retribuciones al trabajador por parte del empresario y que además sirve para hacer comprensibles para el trabajador las distintas partidas que lo integran.

Hay que tener en cuenta que debe ajustarse al al modelo oficial, aprobado por la Orden 27 de diciembre de 1994.

No obstante, puede sustituirse por otro que se establezca por Convenio Colectivo o, en su defecto, mediante acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores y, además, puede modificarse siempre que las modificaciones tengan carácter puramente formal o incluyan elementos adicionales de información al trabajador sobre la retribución percibida.

Otros aspectos que la empresa debe tener en cuenta respecto a la nómina son los siguientes:

• La nómina se referirá a meses naturales. Las empresas que abonen a los trabajadores salarios por períodos inferiores deberán documentar dichos abonos como anticipos a cuenta de la liquidación definitiva, que se extenderá en el recibo mensual.
• Si el pago se hace “en mano”, ya sea en moneda, cheque o talón bancario, debe ser firmada por el trabajador al hacerle entrega del duplicado de la misma y abonarle las cantidades.

• Si el pago se hace por transferencia bancaria, el empresario debe entregar al trabajador el documento sin necesidad de que este firme ya que en este caso se entiende sustituida la firma por el comprobante del abono expedido por la entidad bancaria.
• Los recibos de salarios expedidos se archivarán y conservarán por las empresas, junto con los boletines de cotización a la Seguridad Social, durante un período mínimo de cinco años (cuatro años según el Real Decreto sobre infracciones y sanciones en el orden social), a fin de permitir las comprobaciones oportunas.
• El pago hecho por la empresa sin utilizar el modelo reglamentario mantendrá su efecto liberatorio frente a cualquier reclamación del trabajador, ya que se trata de un requisito administrativo sólo sancionable administrativamente (se trata de una infracción leve sancionada con multa de 60 a 625 euros – art. 5 y 40 del R.D. 5/2000).
• La misma sanción leve supone el no entregar puntualmente al trabajador el recibo de salarios, el no conservar las nóminas el tiempo mínimo establecido, así como los documentos de cotización o el no comunicar en tiempo y forma las bajas o demás variaciones que afecten a los trabajadores.
• El no consignar en la nómina todas las cantidades percibidas por el trabajador está considerado como falta grave para la empresa (con multa de 626 a 6.250 euros – art. 7 y 40 del R.D. 5/2000), además de los recargos de hasta el 35 % que impondrá la Tesorería General de la Seguridad Social por las cantidades no cotizadas.

Tomando como ejemplo el modelo oficial de recibo de salarios y con el fin de comenzar por la comprensión completa del contenido de la nómina antes de su elaboración, vamos a ver las partes en que se divide, comenzando por el encabezado.

Como vemos, en el encabezado figuran los datos de la empresa y del trabajador. Algunos son obvios, por lo que vamos a destacar los siguientes:

– Código de cuenta de cotización a la Seguridad Social de la empresa: Es el número que le asignan al empresario en el momento que realiza la inscripción de la empresa en la Tesorería General de la Seguridad Social. Este paso es obligatorio y previo a la contratación de cualquier trabajador.

– Número de Matrícula: Ya no es necesario este dato. La obligación de llevar un Libro de Matrícula desapareció a partir del año 2002.

– Número de Afiliación a la Seguridad Social: Este es el número de identificación que tiene el trabajador a efectos de la Seguridad Social. El trabajador mantiene este número durante toda su vida. Si la empresa decide contratar a un trabajador que nunca ha trabajado, debe solicitar en primer lugar su afiliación para obtener este número.

– Categoría o grupo profesional y grupo de cotización: Hace referencia a cada uno de los once grupos en los que se clasifican, a efectos de cotización a la seguridad social, las diferentes categorías profesionales existentes. Los vemos a continuación:

Grupo de Cotización	Categoría o Grupo Profesional
1	Ingenieros y Licenciados. Personal de alta dirección no incluido en el artículo 1.3.c) del Estatuto de los Trabajadores
2	Ingenieros Técnicos, Peritos y Ayudantes Titulados
3	Jefes Administrativos y de taller
4	Ayudantes no Titulados
5	Oficiales Administrativos
6	Subalternos
7	Auxiliares Administrativos
8	Oficiales de primera y segunda
9	Oficiales de tercera y Especialistas
10	Peones
11	Trabajadores menores de dieciocho años , cualquiera que sea su categoría profesional

– Período de liquidación: Pondremos el período del mes completo que se liquida y, en el apartado “total días”, los efectivamente trabajados además de los festivos:

• Si el trabajador tiene retribución mensual y ha estado de alta todo el mes, habrá que poner siempre en dicha casilla 30, con independencia de los días que tenga el mes.
• Si el trabajador tiene retribución diaria y ha estado de alta todo el mes, habrá que poner en la casilla el número de días que realmente tiene ese mes, es decir 28, 29, 30 ó 31.
• Si no ha trabajado todo el mes, tanto en el supuesto de un trabajador con retribución mensual o diaria, habrá que poner en la casilla el número de días transcurridos desde el día en que se incorporó a la empresa hasta el último día del mes.

También suelen ponerse otros conceptos como la antigüedad, tomándose como término inicial el primer día de trabajo, aun cuando su contratación lo fuese a título de prueba.

Una vez visto el encabezado llegamos al apartado de los “devengos”, donde incluiremos las cantidades brutasabonadas al trabajador.

Como vemos en la imagen, hay que distinguir entre percepciones salariales y no salariales. La diferencia entre unas y otras es que las salariales derivan directamente del trabajo realizado, mientras que las no salariales o extrasalariales se suelen recoger en convenio y no retribuyen directamente el trabajo efectivo sino que dependen de otras circunstancias como la compensación de gastos (pluses de transporte, dietas de viaje, etc.). Además, como regla general, las percepciones salariales cotizan a la Seguridad Social, a diferencia de las “no salariales” (con ciertos límites).

1.- PERCEPCIONES SALARIALES

Podemos decir que las percepciones salariales hacen referencia al salario propiamente dicho, entendido como la totalidad de las percepciones económicas recibidas por el trabajador, en dinero o en especie, por la prestación de sus servicios por cuenta ajena.

Como períodos computables como trabajo deben incluirse también los descansos semanales y los días festivos, las vacaciones anuales, las ausencias justificadas con derecho a retribución, etc.

Como vemos en el modelo, dentro de las percepciones salariales se incluyen los siguientes:

1.- Salario Base. Es fijo y se determina por unidad de tiempo o de obra sin atender a ninguna otra circunstancia.

2.- Los complementos salariales. Son aquellas cantidades que recibe el trabajador en función de diferentes circunstancias que le afecten a él directamente,  al puesto de trabajo, a la cantidad o calidad del trabajo realizado. Todos estos complementos son negociables, ya sea por convenio colectivo o por acuerdo contractual entre las partes. Dentro de estos destacamos los siguientes:

– Complementos Personales (son consolidables, salvo pacto en contrario)

• Antigüedad
• Conocimientos especiales (idiomas, títulos, etc, siempre que no se hayan tenido en cuenta para fijar el salario base)

– Por el Puesto de Trabajo (no son consolidables, salvo pacto en contrario)

• Penosidad, toxicidad y peligrosidad. Debe fijarse en convenio, contrato o sentencia judicial.
• Turnicidad
• Nocturnidad (de 10 a 6 de la mañana)

– Por la Calidad o Cantidad de trabajo

• Incentivos a la producción
• Asistencia y puntualidad
• Horas extraordinarias (como mínimo deben pagarse como una hora ordinaria. El tope anual es de 80 horas, salvo las hechas por fuerza mayor)
• Comisiones

3.- De Vencimiento periódico superior al mes

• Las pagas extras. El trabajador tiene derecho a dos pagas extras, una de ellas en Navidad. Por convenio puede fijarse su distribución en 12 mensualidades.
• Participación en beneficios
• Otras gratificaciones

4.- Salario en Especie. Constituyen rentas en especie la utilización, consumo u obtención para fines particulares, de bienes, derechos o servicios de forma gratuita o por precio inferior al normal de mercado, aun cuando no supongan un gasto real para quien las conceda. Deben valorarse conforme a los criterios fijados por la ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, si bien en ningún caso pueden superar el 30% del total de retribuciones del trabajador.

Entre otras tendrán esta consideración de salario en especie:

• La utilización de vivienda por razón de cargo o por la condición de empleado público o privado.
• La utilización o entrega de vehículos automóviles.
• Los préstamos con tipo de interés inferior al tipo legal del dinero.
• Las primas o cuotas satisfechas por la empresa en virtud de un contrato de seguro u otro similar, salvo las de seguro de accidente laboral o de responsabilidad civil.
• Las cantidades satisfechas por los empresarios a planes de pensiones a favor de los trabajadores.
• Las cantidades destinadas a gastos de estudio de los trabajadores, siempre que no venga exigido por las actividades de la empresa.

PERCEPCIONES NO SALARIALES O EXTRASALARIALES

Son aquellos pagos que hace la empresa al trabajador que no tienen relación directa con el trabajo realizado sino que suelen compensar los gastos ocasionados al trabajador como consecuencia del desarrollo de su trabajo.

Entre los más comunes están:

– Indemnizaciones por gastos relacionados con el trabajo:

• Gastos de locomoción. Compensan los gastos de desplazamiento del trabajador a otros centros de trabajo.
• Plus de distancia y transporte. Compensan los gastos de desplazamiento desde la residencia del trabajador al centro de trabajo.
• Dietas de viaje. Compensan los gastos por los viejas con pernocta del trabajador.
• El quebranto de moneda
• Desgaste de herramientas
• Prendas de trabajo
• Entrega de productos a un precio inferior. Por ejemplo cuando la empresa paga gastos de estudio, entrega de productos rebajados en cantinas o economatos, seguros de accidente de trabajo y de responsabilidad civil. Cuando la entrega de productos en especie es obligatoria serían retribuciones en especie, no una percepción extrasalarial.

– Indemnizaciones por fallecimiento del trabajador. Tras el fallecimiento del trabajador el empresario deberá abonar a los herederos del trabajador las retribuciones devengadas y no cobradas.

– Indemnización por traslado. Cuando el trabajador debe residir en una población distinta de su residencia habitual.

– Indemnización por modificación sustancial de las condiciones del trabajo; ya sea de la jornada de trabajo, del horario, del régimen de trabajo a turnos, del sistema de remuneración, del sistema de trabajo o de la movilidad funcional.

– Indemnización por despido

– Percepciones por matrimonio

– Prestaciones por Incapacidad Temporal

– Prestaciones por compensación por desempleo parcial

– Mejoras voluntarias a la acción protectora de la Seguridad Social

Ya hemos visto como obtener el salario bruto. Ahora, para calcular el salario neto deberemos aplicarle al resultado bruto determinadas deducciones. Como vemos en la imagen, dentro de las deducciones podemos distinguir cinco grupos:

1. Cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del trabajador
2. Retenciones por IRPF
3. Anticipos
4. Valor de Productos en Especie
5. Otras Deducciones

1.- COTIZACIONES A LA SEGURIDAD SOCIAL

Las deducciones a efectuar  en el salario de los trabajadores serán las resultantes de la aplicación de los diversos tipos a las bases de cotización. Por lo tanto, tendremos que calcular las bases de cotización y, a estás, aplicarles los tipos que cada año se fijan en la Ley de Presupuestos.

¿Cómo se calculan las bases de cotización?

Necesitaremos calcular tres bases de cotización:

1. Base de cotización por contingencias comunes
2. Base de  cotización por contingencias profesionales (accidentes de trabajo y enfermedades profesionales) y conceptos de recaudación conjunta (desempleo, fondo de garantía Salarial -fogasa- y formación profesional)
3. Base de cotización adicional por horas extraordinarias

1)  Base de cotización por contingencias comunes

Si el salario es mensual la fórmula es la siguiente:

BCC = Retribución total (sin incluir los conceptos no computables ni las horas extraordinarias) + Prorrateo de retribuciones de vencimiento superior al mes (pagas extras)

• Para calcular el prorrateo de las pagas extras, dividimos su importe anual entre 12.
• Como vemos en la fórmula, no se incluyen las horas extraordinarias ni determinadas percepciones no salariales, con ciertos límites que vemos en el siguiente cuadro:

Las cuantías que superen estos límites si cotizan (el IPREM para el año 2013 es de 532,51 euros mensuales y el 20% es 106,5 euros).

Si el salario es diario para calcular la cotización  el cálculo es igual que en la mensual. Las retribuciones diarias la multiplicaremos por el número de días del mes (28, 29, 30 o 31)

BCC = Retribución total diaria (sin incluir los conceptos no computables ni las horas extraordinarias) + Prorrateo de retribuciones de vencimiento superior al mes (pagas extras) x Número real de días que comprenda el mes ( 30,31,28 ó 29)

• El prorrateo de pagas extraordinarias se calcula dividiendo el Importe anual estimado entre 365
• Como vemos tampoco se incluyen las horas extraordinarias ni determinadas percepciones no salariales, con los mismos límites vistos en el cuadro anteriormente.

Una vez calculada la base de cotización por contingencias comunes debe comprobarse que está dentro de lasBases máxima y mínima que se establecen para cada año en función de la categoría profesional del trabajador. Para el año 2013 son los siguientes:

Grupo de cotización	Categorías profesionales	Bases mínimas – Euros/mes	Bases máximas – Euros/mes
1	Ingenieros y Licenciados. Personal de alta dirección no incluido en el artículo 1.3.c del Estatuto de los Trabajadores	1051,50	3.425,70
2	Ingenieros Técnicos, Peritos y Ayudantes Titulados	872,10	3.425,70
3	Jefes Administrativos y de Taller	758,70	3.425,70
4	Ayudantes no Titulados	753,70	3.425,70
5	Oficiales Administrativos	753,70	3.425,70
6	Subalternos	753,70	3.425,70
7	Auxiliares Administrativos	753,70	3.425,70
		Euros/día	Euros/día
8	Oficiales de primera y segunda	25,10	114,19
9	Oficiales de tercera y Especialistas	25,10	114,19
10	Peones	25,10	114,19
11	Trabajadores menores de dieciocho años, cualquiera que sea su categoría profesional	25,10	114,19

Si el resultado está entre dichas bases, se cogerá el resultado que hemos obtenido. Pero si lo obtenido es superior al máximo o inferior al límite, deben cogerse estas cantidades máximas o mínimas.

B)   Base de  cotización por contingencias profesionales (accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, desempleo, formación profesional y fogasa)

Esta base de cotización se obtiene sumando a la base de cotización por contingencias comunes las horas extras.

Bcp= Bcc + horas extraordinarias

Si el salario fuese diario, se calculará la base diaria y se multiplicará por el número de días.

En todo caso, la cantidad resultante no podrá ser superior al tope máximo ni inferior al mínimo fijado cada año. Para el año 2013:

1. El tope máximo de la base de cotización es de 3.425,70 euros mensuales.
2. El tope mínimo es de 753,00 euros mensuales.

D)  Base de cotización adicional por horas Extraordinarias

Ya hemos visto que las horas extras se incluyen en la base de cotización por contingencias profesionales, pero estas horas están sometidas a cotización adicional, es decir, cotizan dos veces. La base de cotización será el importe total de las retribuciones por este concepto. Como vemos, se distingue entre horas extraordinarias por fuerza mayor, a las que se les aplica el 2%, y el resto de horas extraordinarias, a las que se les aplica el 4,1%.

TIPOS DE COTIZACIÓN

Una vez calculadas las bases, le aplicamos los tipos de cotización que corresponden al trabajador, que para 2013 son los siguientes:

• Para contingencias comunes:  4,70%, sobre la base de cotización de contingencias comunes
• Para desempleo: 1,55%, sobre la base de cotización por contingencias profesionales, si el contrato es indefinido, en prácticas, de relevo, de interinidad o celebrado con un discapacitado.  1,60% si el contrato es de duración determinada.
• Para Formación Profesional: 0,1%, sobre la base de cotización por contingencias profesionales.
• Adicional por horas extraordinarias (2% sobre el importe total por las horas extraordinarias debidas a fuerza mayor y un 4,7% sobre el importe total de las horas extra estructurales y no estructurales o voluntarias)

Además, con las bases calculadas podremos cumplimentar el último apartado de la nómina.

2.- RETENCIONES DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA DE LAS PERSONAS FÍSICAS

Para calcular las retenciones podemos utilizar el servicio on line de la Agencia Tributaria que permite realizar el cálculo de retenciones.

El tipo a aplicar dependerá del salario del trabajador y de sus circunstancias personales (estado civil, descendientes, ascendientes mayores de 65 años con los que conviva, grado de discapacidad, tipo de contrato, etc.) Estas circunstancias puede modificarlas el trabajador notificándolo al empresario mediante la presentación del modelo 145, que la empresa no deberá presentar en la Agencia Tributaria, pero sí conservar por si le es requerido.

3.- ANTICIPOS

El trabajador tendrá derecho a percibir, sin que llegue el día señalado para el pago, anticipos a cuenta del trabajo ya realizado. El empresario podrá deducir en la nómina del trabajador lo percibido anticipadamente por este concepto.

4.- VALOR DE PRODUCTOS RECIBIDOS EN ESPECIE

Se refiere a la cuantía en que se valoraron los productos en especie que ya se habían incluido en el apartado de devengos como “complemento salarial”.

5.- OTRAS DEDUCCIONES

Podremos incluir en este apartado las cuotas que pague un trabajador a un sindicato.